Avoir de l'ambition et déborder d'énergie ne suffisent pas à assurer le succès de votre projet. En tant que leader, vous devez être conscient et éviter les pièges qui affligent l'entrepreneuriat. Voici une liste de 5 erreurs de gestion de projet à ne pas commettre. Les fans y tombent facilement, perdent l'équilibre et voient le fruit de leur travail tomber à l'eau.
1- L'absence de gestion des risques
Aucun projet n'est à l'abri d'un changement de cap, d'une évolution des besoins ou d'un manque de budget. Les aléas de la vie (maladie, accident, imprévu) ne sont pas en reste. Ils peuvent affecter les membres de l'équipe et ralentir la productivité.
Une enquête PMI (Project Management Institute) 2020 révèle que 27% des entreprises ont un plan de gestion des risques. Un projet sans gestion des risques est un projet voué à l'échec. La gestion des risques englobe les procédures qui accompagnent votre projet tout au long de sa durée de vie. Suivez l'évolution de votre travail. Plus vos ambitions sont élevées, plus le risque est grand.
La gestion des risques se traduit également par la constitution d'un fonds réservé aux situations d'extrême urgence. L'enveloppe garantit le bon déroulement des travaux, même si votre projet rencontre des difficultés.
2- Mauvaise gestion des ressources
Les ressources sont les moteurs de votre projet. Votre négligence peut ternir le succès de votre entreprise. Outre la santé du projet, la santé de la structure dépend du maintien du capital humain, des équipements et du suivi budgétaire.
Une mauvaise planification des ressources entraîne :
– un déséquilibre dans la répartition des tâches ; – indisponibilité de certaines ressources ; – une explosion du budget ; – un allongement des délais de livraison ; – une augmentation des accidents.
Pour améliorer vos ressources, utilisez un outil de planification : calendrier d'équipe, tableaux de bord… Découvrez ici une liste d'outils de gestion de projet. Surveillez tous les obstacles qui empêchent les équipes de collaborer. Mettez en évidence les charges de travail de chaque employé.
3- Manque de communication
L'absence de cohésion de groupe s'explique par une incompatibilité de personnalités, un environnement de travail inconfortable et une défaillance des outils de communication.
Le manque d'échanges conduit alors à une scission d'équipe. Des clans se forment et la confiance mutuelle entre collaborateurs s'évapore. Il en résulte des conflits internes qui nuisent à l'accord général. A ce stade, il est de la responsabilité du chef de projet d'établir les règles générales, de maintenir l'ordre et de s'occuper de la partie communication. Dans un souci de transparence, tous les membres de l'équipe doivent disposer du même niveau d'information.
De plus, la communication est la clé de la motivation des troupes. Les flux d'informations qui circulent déterminent l'engagement des acteurs.
4- La dérive des objectifs précédemment fixés
Phénomène courant dans les projets à long terme, la dérive des objectifs fait référence au changement progressif de direction. Prenez le chef de projet pour modifier la portée des travaux, alors que la machine est déjà en marche. Les demandes changeantes des clients, les commentaires constants, l'intégration de nouveaux éléments dans les spécifications et le manque de temps en sont les principales sources.
Pour contourner cet obstacle, la première solution consiste à déterminer son origine. Apportez ensuite le plus de précision possible à chaque étape de votre projet. Si nécessaire, informez vos clients des idées qui pourraient perturber les processus.
En bon manager, vous devez faire preuve de souplesse et adapter les sujets à la réalité.
5- Laissez-vous distraire
Les distractions abondent, mais elles sont à l'origine de l'échec du projet. Parmi les sources de paresse se trouve la procrastination. Une attitude commune conduit à un allongement incessant des délais. Pour combattre cet ennemi de la productivité, vous devez apprendre à vous concentrer sur un objectif à long terme et à décomposer cet objectif en plusieurs sous-parties.
Une autre source de distraction est l'incapacité de dire "Non". " L'acceptation constante des demandes accable votre équipe d'une surcharge de travail.
Aussi, faites plus de pauses. Offrez une pause à votre corps et à votre cerveau et optimisez votre gestion du temps en priorisant les tâches.