La dématérialisation des contrats est un outil de gestion devenu incontournable pour optimiser les processus achats des entreprises. En dématérialisant les transactions, vous gagnez du temps et de l'argent tout en améliorant la performance globale et la compétitivité.
E-procurement ou passation de marchés en ligne
Composé du terme anglais "procurement" et du préfixe "e-" qui signifie électronique, l'e-procurement est aussi appelé achats en ligne, achats électroniques ou solutions d'achats électroniques. Il est utilisé en entreprise, exclusivement pour les échanges B2B, et automatise les étapes d'approvisionnement. Il s'agit donc d'un outil de gestion des transactions commerciales qui vise à les dématérialiser afin de les simplifier. La contractualisation électronique est réalisée dans les entreprises par le biais de divers outils numériques, tels que les catalogues en ligne, les documents électroniques et les plateformes numériques, qui font partie du processus général P2P (Procure-to-Pay).
Grâce à la contractualisation électronique, toutes les transactions commerciales entre entreprises et fournisseurs sont centralisées et donc plus visibles. L'entreprise y trouve alors de nombreux avantages : les interactions entre les parties prenantes sont optimisées car plus fluides, les délais sont réduits, les coûts de main-d'œuvre sont réduits et les équipes se concentrent davantage sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Les 3 grandes étapes de la contractualisation électronique
En général, la contractualisation électronique fonctionne en 3 grandes étapes successives. La première étape fait référence à la sélection des produits ou services et à la demande d'achat. Le collaborateur a accès à l'offre du fournisseur via une plateforme digitale, un catalogue en ligne ou un Punch-out. En quelques clics, vous sélectionnez les produits qui vous intéressent et créez ainsi votre panier. Celui-ci est ensuite transformé en une demande d'achat transmise au service compétent chargé de l'approuver.
Lors d'une deuxième étape, la demande d'achat est validée puis convertie en bon de commande. Ce dernier est automatiquement généré numériquement, sous la forme d'un document numérique ou via une place de marché. Le bon de commande est ensuite envoyé au service achats du fournisseur, ce qui déclenche la préparation de la livraison.
Enfin, après réception de la livraison, l'entreprise cliente reçoit la facture sous forme de document électronique ou PDF, puis le paiement est généré automatiquement.
Quels services sont concernés par la contractualisation électronique?
Les solutions d'achats électroniques, ou l'outil d'achat électronique, visent à centraliser toutes les étapes d'achat de l'entreprise pour permettre une vision globale des dépenses. Par conséquent, le recrutement en ligne a tout intérêt à impliquer les différents pôles spécifiques des entreprises afin d'obtenir tous les avantages possibles.
Bien entendu, l'e-procurement concerne avant tout le service achats, qui est chargé de définir les stratégies d'approvisionnement de l'entreprise et doit donc valider les demandes d'achat des différents collaborateurs. Les utilisateurs directs sont également impliqués puisqu'ils passent des commandes sur la plateforme numérique en fonction de leurs besoins. Ensuite, le gestionnaire valide les demandes d'achat et les bons de commande, toujours par l'intermédiaire du système informatique dans lequel l'outil d'achat électronique est installé. Enfin, les services financiers de l'entreprise reçoivent et traitent les factures puis initient les paiements.