L'archivage des documents liés à votre activité tels que contrats, commandes, budgets, factures… est une obligation. Mais au fil des années, la quantité de papiers accumulés peut devenir très importante et vous risquez alors de manquer de place.
La GED (Gestion Electronique de Documents) telle que proposée par archiveco.fr peut alors être la solution. Zoom sur la transformation que connaît actuellement le secteur.
La complexité des fichiers physiques
Mettre en place une archive physique de tous les documents liés à votre entreprise, que ce soit pour les affaires courantes ou passées, nécessite d'avoir de bons outils et d'utiliser une méthode efficace qui prend en compte toutes les limitations qui sont liées à l'archivage sur papier.
Comme indiqué ici, il vous permet d'organiser efficacement tous vos documents commerciaux de manière rigoureuse et logique. Une procédure d'archivage comprend donc le traitement complet des documents depuis le moment de leur création jusqu'à leur destruction, leur conservation dans de bonnes conditions pour qu'ils restent en bon état et prévenir leur perte et les rendre facilement accessibles.
Avec un nombre croissant de papiers et de documents, avoir des fichiers physiques peut être très difficile. Pour cette raison, peu à peu, de nombreuses entreprises se tournent vers l'EDM.
La transformation numérique des entreprises en faveur de la GED
Pendant longtemps, le demi-rôle s'est imposé comme une référence. D'un côté donc, il y a ceux qui lui restent attachés. D'autre part, le développement des progiciels a permis une meilleure compréhension des flux numériques et une volonté de meilleure maîtrise de l'information, notamment pour les DSI responsables.
De plus, ces dernières années, les entreprises ont pris conscience de la nécessité de disposer d'informations fiables, pérennes et rapidement accessibles sur tous les supports pour rester compétitives. Des faits qui ont changé la vision des archives et ont ouvert la voie à un pas vers l'EDM.
Même si le tout numérique n'est pas encore acquis pour toutes les entreprises, 37% d'entre elles ont déjà adopté cette stratégie et 57% pensent que c'est un axe qu'il faudrait adopter à moyen terme. Les archives numériques sont donc en plein développement et tendent à s'imposer petit à petit.
Si certaines entreprises hésitent encore à passer au tout numérique, elles s'orientent vers une archive mixte capable de traiter de la même manière ce double flux d'informations car elles ne peuvent toujours pas se passer du papier mais sont obligées de suivre la transformation numérique qui touche tous les professionnels.. Pour plus de facilité, il peut être opportun de confier votre dossier à un prestataire externe spécialisé dans ce domaine.
Les avantages de la gestion électronique des documents
Les archives mixtes devraient perdurer encore une quinzaine d'années selon les experts, puis les entreprises passeront au tout numérique et notamment à la GED. Les avantages indéniables de ce système en font un succès grandissant. En effet, il répond aux besoins actuels des entreprises en permettant à tous les utilisateurs autorisés de consulter les fichiers et sur différents supports.
De plus, les informations sont facilement accessibles et il est possible de suivre toutes les modifications apportées à ce document, ce qui limite les risques de fraude. Et, cette traçabilité limite grandement les risques de perte.