Dans une entreprise, les données sont une ressource précieuse qui doit être préservée et protégée. C'est une mine d'informations nécessaires au progrès et à l'évolution de l'entreprise.
Ce contenu important est susceptible d'être perdu, altéré ou visible par des personnes extérieures à l'entreprise, ce qui peut nuire à l'activité de l'entreprise, d'où l'importance de mettre en place un système de sauvegarde efficace.
Il existe plusieurs méthodes de sauvegarde, et le choix de la meilleure stratégie doit être fait en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, après avoir clairement identifié les données les plus pertinentes.
Cet article décrit les meilleures pratiques de stockage et de protection des données d'entreprise.
Commencez par identifier les données les plus sensibles
Les responsables doivent commencer par un inventaire détaillé des données pour identifier les informations les plus sensibles et critiques pour l'entreprise. Une bonne organisation du stockage des données permet d'éliminer les informations qui ne sont plus utiles et qui peuvent ralentir le système d'information.
Par exemple, il est possible de hiérarchiser les données en fonction de leur importance, comme les fichiers clients, les pièces comptables, les documents administratifs, les données CRM ou les emails archivés.
La sélection de données pertinentes offre aux responsables une meilleure visibilité sur la quantité de stockage nécessaire pour évaluer les coûts.
Le fichier dématérialisé renvoie à de nombreuses ressources, telles que des emails, des logiciels commerciaux qui enregistrent les données dans un format spécifique, des rapports papier préalablement scannés, ainsi que des photos, à l'aide d'applications de synchronisation spécifiques.
Quelles sont les stratégies de sauvegarde des données ?
Il existe plusieurs solutions pour stocker et sécuriser les données de l'entreprise, soit en interne sur un serveur informatique, soit en externe dans le cloud. Le choix de la stratégie de sauvegarde dépend du budget alloué et de la volonté ou non d'externaliser les données importantes.
Chaque solution présente des avantages et des inconvénients, et l'entreprise doit savoir optimiser son choix, afin de travailler en toute sécurité, sans crainte de perte de données.
sauvegarde locale
La méthode de sauvegarde locale permet à l'entreprise de maîtriser la gestion du stockage des données, qui doit être effectuée avec rigueur.
Selon cette méthode, l'entreprise dispose de trois copies de ses données, stockées sur deux types de supports différents, afin de minimiser les risques de perte et d'optimiser les copies de sauvegarde. L'un des trois exemplaires doit être conservé hors site afin de préserver les informations en cas d'incendie ou d'inondation.
Il s'agit d'une solution manuelle, qui dépend du sérieux des personnes en charge des opérations de sauvegarde.
Sauvegarde externe : le Cloud
L'hébergement des données dans le cloud évite les inconvénients d'une sauvegarde manuelle. Il s'agit d'une version de stockage dématérialisée et automatisée, qui offre une plus grande sécurité aux informations importantes.
Le cloud peut être privé, public ou hybride, il garantit à l'entreprise un environnement sécurisé qui protège les données sensibles, et il est possible d'y accéder à tout moment.
La question de la sauvegarde des données est particulièrement sensible, et il est recommandé de s'adresser à un prestataire spécialisé, le plus qualifié pour apporter les meilleurs conseils sur la stratégie à adopter.
Quelles sont les meilleures pratiques pour éviter la perte de données ?
Pour protéger efficacement les données de l'entreprise, certaines règles ou bonnes pratiques doivent être respectées.
Protéger l'information signifie protéger l'accès physique et se protéger contre les pannes informatiques ou les virus.
Pour garantir l'accès physique, l'entreprise doit être vigilante à l'entrée et à la sortie des locaux contenant les équipements, installer des systèmes antivol adéquats et contracter les services d'une société de vidéosurveillance ou de gardiennage.
La protection contre les pannes et les pannes comprend l'achat de matériel de bonne qualité, le suivi du matériel, la vérification des installations de logiciels et la protection contre les surtensions ou les orages.
En ce qui concerne la protection contre les attaques informatiques ou les virus, cela implique de définir des mots de passe appropriés, d'installer un logiciel antivirus efficace et un pare-feu, et de consigner toutes les connexions suspectes au matériel. Dans ce cadre, il faut aussi vérifier les périphériques connectés, comme les clés USB, et la mise en place de protections contre les attaques extérieures.
Toutes ces mesures doivent être accompagnées d'une véritable campagne de sensibilisation et de formation des salariés, afin qu'ils soient attentifs à leur propre métier.
Quel système de sauvegarde choisir?
La prévention contre les dangers liés à la perte ou à la corruption des données ne suffit pas, il faut aussi prévoir un système de sauvegarde efficace.
La sauvegarde des données peut être effectuée de différentes manières. La méthode la plus simple consiste à utiliser un disque dur externe, qu'il suffit de brancher pour y transférer les données. Le processus de sauvegarde peut même être automatisé à l'aide d'outils informatiques spécifiques.
Il est également possible de stocker les données de chaque poste de travail sur une clé USB, ce qui est une solution pratique, mais de moindre capacité que le disque dur externe. Les CD ou les DVD sont également des supports de stockage, mais ils sont plus contraignants car l'écriture peut prendre un temps relativement long.
Certaines entreprises dédient l'un des ordinateurs à la sauvegarde des données, qui peut être un ancien matériel recyclé, ce qui évite une nouvelle acquisition. L'ordinateur de sauvegarde est connecté au réseau de l'entreprise, afin que chaque employé puisse y transférer ses données.
En dehors de ces solutions simples, il existe des méthodes plus complexes et efficaces, comme le serveur de sauvegarde ou le cloud privé. Un serveur est un équipement plus technique qu'un simple ordinateur de secours, il permet de récupérer et de synchroniser des données. Ces équipements peuvent être localisés hors des locaux de l'entreprise, sur un hébergeur dédié, pour renforcer la protection des données en cas de vol ou d'incendie. Plusieurs sociétés proposent la location de serveurs ou de baies de stockage.
Certaines solutions logicielles telles que Dropbox ou Google Drive proposent un service de fichiers et de stockage dans un cloud dédié, via un espace spécifique. Les données sont hébergées à l'extérieur de l'entreprise. Ces logiciels sont de puissants outils de partage d'accès aux ressources et favorisent le travail collaboratif au sein de l'équipe. Ils permettent également d'accéder aux données de l'entreprise depuis n'importe quel support.