En l'espace d'un an, c'est le temps moyen que les PME consacrent aux tâches administratives. Parmi celles-ci, le traitement des notes de frais est en passe de devenir l'activité la plus chronophage des services comptables.
Encaissement des justificatifs et autres pièces justificatives, saisie manuelle des données, calcul des montants à rembourser… Pour gérer une seule note de frais, des heures et des heures sont perdues en démarches inutiles. Heureusement, c'est loin d'être la seule option.
Qu'est-ce qu'une note de frais?
Dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, un salarié peut être amené à engager certaines dépenses. Cela peut aller d'un repas offert à un client à des billets de train pour rencontrer un gros fournisseur. Bien qu'il existe une infinité de diplômés professionnels, les plus connus sont :
– les frais de déplacement : billets de train ou d'avion, voyages longue distance, etc. – frais d'hébergement : location d'hôtel ou de chambre d'hôtes ; – les frais de restauration, que ce soit au profit du salarié ou du partenaire ; – les frais de communication : appels internationaux, télétravail, etc.
Comment me faire rembourser mes notes de frais?
Selon l'entreprise, les notes de frais peuvent faire l'objet d'un remboursement ou d'un amortissement réel sur la base d'un taux forfaitaire convenu. Attention… Dans les deux cas, le salarié est tenu de justifier les dépenses engagées.
En réponse aux multiples abus des salariés, le remboursement des notes de frais est désormais très surveillé. Si vous souhaitez bénéficier d'un remboursement intégral de vos frais, le salarié doit remplir trois conditions :
– justifier chaque dépense à l'aide d'un élément tangible (reçu, facture, etc.) ; – Les informations légales de l'entité qui délivre ces documents doivent être visibles. Il s'agit notamment de l'adresse, de la raison sociale et du numéro SIRET ; – Si la note de frais fait référence à des kilomètres parcourus au volant d'un véhicule, le dossier doit être accompagné de la puissance fiscale de la voiture utilisée.
Une fois tous ces documents en sa possession, le salarié se rend au service comptable pour déposer sa demande. A cette documentation, vous devez joindre une lettre et un formulaire dûment complété. Le comptable transcrit ensuite les informations à la main. Outre les éventuelles erreurs humaines, le processus est long et laborieux. Du moins, c'était avant Expensya…
Comment améliorer le traitement des notes de frais?
Avec Expensya, la gestion des notes de frais devient un jeu d'enfant. Tout ce que l'employé a à faire est de prendre une photo de son reçu et de laisser l'application faire le reste.
Ce dernier détecte toutes les informations importantes (raison sociale, numéro de SIRET, etc.) et s'en sert pour générer une véritable note de frais. Après accord du responsable et du chef comptable, le processus de remboursement est activé automatiquement.
Rapide, d'une prise en main intuitive, Expensya vous permet également de générer des statistiques en temps réel, vous permettant de suivre l'évolution de vos dépenses. Que demander de plus?