De nos jours, le terme digitalisation est devenu commun à toutes les entreprises. Et ce phénomène impacte non seulement le secteur technologique, mais touche également tous les domaines professionnels. La digitalisation des activités touche également toutes les branches d'une entreprise, de ses processus métier à son processus documentaire. Un contexte qui oblige les marques à revoir leur manière de traiter, gérer, diffuser et protéger leurs documents.
L'importance de la gestion documentaire dans une entreprise
La gestion documentaire est un élément important de la stratégie de développement de toute entreprise. Cependant, c'est aussi une tâche fastidieuse et chronophage, nécessitant généralement la mobilisation de toute une équipe. Ceci, sans oublier les outils nécessaires pour assurer la traçabilité des dossiers ainsi que les besoins matériels pour la conservation des dossiers. En effet, l'archive documentaire est conforme aux dispositions légales et réglementaires. En cas de contrôle par les autorités compétentes, les organismes doivent être en mesure de présenter les justificatifs requis dans leur version originale.
De plus, l'importance de la gestion documentaire dépasse le cadre légal. Les documents, tels que factures, contrats de travail et autres papiers, s'apparentent à de véritables supports commerciaux tant en interne qu'en externe. Pour accéder facilement à l'annuaire, chaque marque doit investir dans un outil adapté.
Depuis quelques années, l'intégration et la mise en place de la GED ou "Gestion Electronique de Documents" a réellement facilité le traitement documentaire dans les entreprises françaises. Faisant partie intégrante du système d'information de l'entreprise, il s'est longtemps limité à la dématérialisation et à l'automatisation de la saisie comptable des factures. Au fil des années, le logiciel a beaucoup évolué et permet désormais aux utilisateurs de gérer tous les documents d'une organisation.
Production et gestion documentaires à l'ère du numérique
Aujourd'hui, 8 entreprises sur 10 disposent d'un logiciel de gestion électronique de documents. De nombreuses raisons justifient le déploiement de ce projet, notamment le déménagement. De même, c'est désormais une étape incontournable pour toutes les marques. En effet, ceux-ci sont portés par la transformation numérique et les nouvelles directives de l'Etat qui incitent les dirigeants vers la digitalisation. In fine, cette décision peut être motivée par la volonté de partager plus rapidement et plus efficacement l'information en interne. Car, en effet, la digitalisation du processus présente plusieurs avantages. Elle offre notamment des avantages économiques.
Cette solution réduit jusqu'à 50% les coûts de traitement des documents et optimise également le temps de travail. Selon les entreprises, cela permet de limiter le temps passé à manipuler les documents et à mettre à jour les classeurs. De plus, par rapport à l'envoi de courrier papier, la consultation de supports numériques permet d' améliorer l'expérience sensorielle de vos clients.
Enfin, certains outils peuvent également être utilisés dans le cadre d'une campagne publicitaire en point de vente. Cela permet d'afficher les informations sur un écran d'affichage dynamique en extérieur. Bien sûr, tous les logiciels ne sont pas identiques. C'est la raison pour laquelle la phase de test ne doit pas être négligée. Il faut s'assurer de l'implication des usagers et des gestionnaires en les intégrant au projet.